Handige tips van een recreatieondernemer voor automatisering van het boekhoudproces! Door: Harrie Kerssies | 13-08-2018.

Als recreatieondernemer beleef ik enorm veel plezier aan het automatiseren van bedrijfsprocessen. Het heeft me geholpen om mijn werkzaamheden voor Recras moeiteloos te combineren met die voor mijn recreatiebedrijf: Taribush. Voor het automatiseren is soms veel tijd nodig en dit brengt veel bloed, zweet en tranen met zich mee, maar het vervangen van handmatige bedrijfsprocessen door automatische handelingen is het achteraf altijd meer dan waard gebleken.

Een van die bedrijfsprocessen is de boekhouding. Na ruim 10 jaar ondernemerschap was ik nog altijd zeer ontevreden over het boekhoudproces en heb ik – in samenwerking met collega-ondernemers – besloten om het roer volledig om te gooien. Het heeft even geduurd, maar in de huidige opzet ben ik dagelijks up-to-date, hoef ik niet meer handmatig te im-/exporteren en nog belangrijker: ik hoef niets meer over te typen. In dit artikel laat ik graag aan de hand van mijn eigen recreatiebedrijf zien welke stappen ik allemaal heb doorlopen en tot welk eindresultaat dit heeft geleid.

Taribush

Om goed te kunnen begrijpen op welke manier de automatisering van de boekhouding mij en mijn bedrijf heeft geholpen, is het van belang om een beeld te hebben van onze VOF ‘Taribush Uitjes’:

  • Circa 450 groepsuitjes op jaarbasis, voor eten, drinken en activiteiten
  • Uitsluitend evenementen op afspraak
  • Drie personeelsleden verantwoordelijk voor administratie
  • 1200-1500 inkoopdocumenten/bonnen p/j
  • Vier personeelsleden doen inkopen
  • Facturatie achteraf. We werken niet met contant geld

Jij bepaalt (niet je boekhouder)

Mijn eerste jaar als ondernemer hield ik de volledige boekhouding bij in een Excel-bestand. In combinatie met een handige vriend volstond dat in eerste instantie, maar naarmate het aantal boekingen toenam kwam bij ons het besef dat dit zonder boekhouder niet langer te bolwerken was. Nadat we een boekhouder hadden benaderd, gaf deze aan wat zijn werkwijze was en welke aanpassingen we hiervoor in onze workflow moesten doorvoeren. Na een aantal jaren waren we nog niet geheel tevreden en gingen in zee met een andere boekhouder. Deze liet ons op zijn beurt weten dat we onze werkwijze wederom moesten aanpassen en ook ditmaal hebben we dat advies opgevolgd. Door de jaren heen zijn er zo een aantal boekhouders de revue gepasseerd en iedere keer leidde dit tot een andere werkwijze, waar we op onze beurt telkens niet geheel tevreden over waren.

Pas na de zoveelste boekhouder drong het tot me door dat ik de rollen beter kon omdraaien: ik zou mijn ideale werkwijze volledig uitwerken en daar een geschikte boekhouder bij zoeken. Deze realisatie vormde – zo bleek achteraf – het vertrekpunt voor de automatisering van onze boekhouding en heeft ertoe geleid dat we bij Taribush vrijwel niet meer afhankelijk zijn van onze boekhouder.

Mijn ideale werkwijze

Eisen aan het boekhoudpakket en de boekhouder

Door mijn werk voor Recras had ik al eerder kennis genomen van een aantal omvangrijke boekhoudpakketten. Het blijft voor ondernemers met boekhoudkennis op MKB-niveau echter lastig om de werking van deze pakketten te bevatten, niet in de laatste plaats omdat deze gericht zijn op boekhoudkantoren en bedrijven met een grote financiële afdeling. Ik was op zoek naar een laagdrempelig, compleet en compact pakket, in de cloud en te koppelen met andere systemen. Overige eisen waren: het automatisch ‘inschieten’ van inkomende facturen/bonnen, het automatisch importeren van verkoopfacturen vanuit Recras, de mogelijkheid om te koppelen met mijn bank en het maken van een Sepa-bestand voor het betalen van betaalbatches. Op basis van die eisen bleef er slechts een handjevol boekhoudpakketten over, waarvan uiteindelijk Moneybird – voornamelijk op basis van gebruikersbeoordelingen – het meest geschikt bleek.

Nieuwe boekhouder

Vervolgens kon ik op zoek naar een accountant die ervaring had met Moneybird, actief was in dezelfde regio en hetzelfde streven had: om zoveel mogelijk in de cloud af te handelen. Omdat we – met hulp van Recras – in staat zijn om onze eigen boekhouding te ordenen, bestaat de samenwerking met onze accountant voornamelijk uit het controleren en adviseren naar aanleiding van onze boekhouding en het opstellen van de jaarrekening.

Weinig categorieën, weinig grootboeknummers

In sommige boekhoudingen wordt – vaak onnodig – gebruik gemaakt van een grote lijst met grootboeknummers. In mijn ervaring kun je het beste het minimum aantal categorieën (zo worden grootboeknummers in Moneybird genoemd) gebruiken. Dat levert voor Taribush het volgende compacte overzicht op:

Omzet Kosten
Omzet 6% Debiteuren
Omzet 21% Rentekosten
Omzet – Toeristenbelasting Algemene kosten
Afschrijvingskosten Eten en drinken
Huisvestingskosten
Kosten activiteiten
Onderhoud en inventaris
Reclamekosten
Personeelskosten
Overige personeelskosten (i.v.m werkkostenregeling)
Privé opnames
Kruisposten
Vraagposten
Aflossing lening
btw betalingen


Automatiseren

bunq

Moneybird is een eenvoudig boekhoudpakket met veel mogelijkheden, maar was destijds relatief jong en beschikte daarom nog niet over veel koppelingsmogelijkheden met andere banken. Hier komt bunq van pas. De bunq bank beschikte namelijk al wél over een koppeling met Moneybird. De eerste test overtrof al mijn verwachtingen. Zodra je met de bank een betaling verricht, verschijnt deze realtime in de boekhouding! Daarnaast kun je direct alle openstaande facturen vanuit Moneybird betalen door deze betalingen via de bunq-applicatie te bevestigen. Het heeft even geduurd voordat we volledig van onze toenmalige bank konden overstappen naar bunq, maar het resultaat mag er zijn: we besparen nog iedere week enorm veel tijd en stress sinds we dit proces geautomatiseerd hebben.

Moneybird

We ontvingen destijds nog veel facturen per post of waren gedwongen deze te downloaden en openen vanuit een van onze mailsystemen. Hier hebben we een oplossing voor bedacht, die ertoe geleid heeft dat we de nieuwe facturen telkens pas voor het eerst tegenkwamen in ons boekhoudpakket. We hebben een speciaal mailadres aangemaakt voor inkomende facturen (financien@onsbedrijf.nl), vervolgens een redirect ingesteld waardoor alle mails gericht aan dit adres uiteindelijk als nieuwe factuur in Moneybird belanden (via go2UBL).

Fysieke facturen en kassabonnen

Voor alle ontvangen facturen per post bedachten we een andere truc. Deze konden door middel van één druk op de knop worden geüpload naar een map in Google Drive. Via Zapier, een online tool die vele applicaties aan elkaar koppelt, hebben we ingesteld dat er automatisch een mailtje – met bijlage – naar ons financiële adres wordt gestuurd zodra een nieuw bestand in de Google Drive-map verschijnt. We hebben bovendien op onze telefoon een scan-applicatie geïnstalleerd, waarmee we in de winkel een scan van de kassabon kunnen maken en deze – via Google Drive – automatisch kunnen doorzetten naar ons boekhoudpakket, nog voordat we de winkel hebben verlaten!

go2UBL

go2UBL zet standaardfacturen om in UBL-facturen, waarna deze worden doorgestuurd naar een door jou aangewezen e-mailadres. Dit zorgt ervoor dat facturen altijd goed herkend worden en dat de bijbehorende bedragen kloppen op het moment dat de bon is toegetreden tot het boekhoudpakket.

Dagelijkse werkzaamheden

We kijken momenteel dagelijks in Moneybird naar het overzicht met nieuwe facturen/bonnen, waar we vervolgens alleen nog de volgende handelingen hoeven uit te voeren:

  • Controleren of de bon/factuur aan het juiste contact is gekoppeld
  • De juiste categorie/Het juiste grootboeknummer selecteren
  • De betaling klaarzetten
  • Met 1 druk op de knop een betaalbatch naar de bank sturen
  • Met 1 druk op de knop van je smartphone de betaling bevestigen

De boekhouding is sindsdien een vast onderdeel van onze workflow en kost slechts enkele minuten per dag. Het belangrijkste voordeel: we lopen nooit meer achter de feiten aan. Daarnaast worden dubbele bonnen en bijlagen er automatisch uitgefilterd en hebben we altijd een duidelijk financieel overzicht in Moneybird tot onze beschikking. Zo zijn we niet langer afhankelijk van de overzichten van onze boekhouder.

Verkoopfacturen

Tot zover de automatisering van het proces omtrent inkoopfacturen in Moneybird. Nu was de uitdaging om de verkoopfacturen vanuit Recras volledig automatisch in Moneybird te krijgen. Moneybird heeft, net als Recras, een koppeling met Zapier door middel van een eigen API. In Zapier wordt zo’n koppeling met een applicatie een Zap genoemd en zodoende hebben we voor deze situatie de volgende Zap gecreëerd:

Zodra in Recras een nieuwe definitieve factuur wordt aangemaakt,

  1. wordt Zapier actief,
  2. wordt een factuur in Moneybird aangemaakt
  3. en wordt bepaald in welke categorie(ën) deze factuur terechtkomt.

Belangrijk om te weten:

  • Je kunt per btw-tarief slechts op één categorie boeken in Moneybird.
  • Alle facturen worden verzameld onder één contact “Recras Facturen” in Moneybird.
  • De factuurnummers kloppen, waardoor het matchen van de binnenkomende bedragen op de bank met de openstaande facturen in Moneybird slechts enkele seconden van je tijd in beslag nemen.

In onze handleiding voor het overzetten van Recras naar Moneybird wordt stapsgewijs uitgelegd hoe dit via Zapier kan worden ingesteld.

Handelingen in Recras

Recras laat in de vorm van een blauwe button op de homepagina weten dat er betaaltermijnen voor facturen zijn verlopen. Na het matchen van de laatste ontvangen betalingen vanuit ons boekhoudpakket met de openstaande bedragen in Recras wordt duidelijk naar welke klanten een semi-automatische herinnering moet worden verstuurd.

Daarnaast zijn de statistieken met betrekking tot de boekingen gemakkelijk in Recras terug te vinden binnen de uitgebreide statistiekenmodule. Je kunt hierbij denken aan bezoekersaantallen of bijvoorbeeld de omzet per product(groep). Deze gegevens hoeven daarom niet te worden geëxporteerd.

Loon(loon)

Voor de uitbetaling aan personeelsleden maken we gebruik van Loonloon. Hier kunnen we in een beveiligde online omgeving maandelijks alle geregistreerde uren van ieder personeelslid invoeren. De loonstroken zijn binnen een dag te downloaden en automatisch door te sturen naar het boekhoudpakket, waarvandaan we de lonen uitbetalen. Zo verzamelen we ook op dit gebied alle documenten en loonstroken keurig in ons boekhoudpakket.

Het resultaat

Rust

Het heeft ons behoorlijk wat dagen werk gekost om ons proces op deze manier in te richten, maar het resultaat mag er zijn. We zijn op dit moment met minimale inspanning volledig de baas over onze boekhouding. Daarnaast rust de complete workflow bij Taribush Uitjes niet op slechts één persoon. De taken zijn eenvoudig en dus door meerdere werknemers uit te voeren. Dit verlicht de individuele werkdruk en vermindert de afhankelijkheid van werknemers en brengt zodoende veel rust met zich mee.

Voordelen

In de huidige opzet zijn we dagelijks blij met onze boekhouding, betalen we inkomende facturen vanuit ons boekhoudpakket, staan onze kassabonnen in de boekhouding voordat we de winkel uit zijn, komen facturen – verstuurd vanuit Recras – automatisch in de boekhouding terecht, zijn er geen handmatige import- en export handelingen meer nodig en zijn de gegevens voor de jaarrekening en btw-aangifte dagelijks up-to-date.

Overzicht programma’s en kosten

Wat? Aantal Eenheid Bedrag per eenheid Jaarlijkse kosten
Moneybird 12 per maand € 25 € 300
go2UBL 800 per omgezette bon € 0,35 € 280
Zapier (for Work) 1 per jaar per account

(tot 1000 acties per maand)

€ 190 € 190
Boekhouder 1 per jaar € 2.300 € 2.300
Loonloon 140 per loonstrook € 7 € 980
G Suite (Google Drive & Google Mail) 12 per 5 gebruikers per maand € 25 € 300
bunq 12 per maand (gemiddeld) € 28 € 336
Recras 12 per maand € 270 € 3.240
Totale kosten per jaar € 7.926
Totale kosten per maand € 661
De pakketten/partijen die we hiervoor gebruiken zijn allen jonge partijen uit het nieuwe online tijdperk, zonder historie buiten de cloud. Dat is een zeer bewuste keuze geweest. Het voordeel van deze organisaties is dat er altijd een mogelijkheid bestaat om onderdelen te koppelen.

Toekomst

Ik ben tevreden over de huidige gang van zaken, maar er blijft altijd ruimte voor verbetering. Wanneer Moneybird de binnengekomen betalingen automatisch zou kunnen matchen met de openstaande factuur bijvoorbeeld. Of wanneer Moneybird deze betalingen via Zapier door kan geven aan Recras, waarna Recras op haar beurt de betalingen automatisch verwerkt. In het ideale scenario is er geen tussenkomst van menselijke handelingen nodig, maar het blijft de vraag hoe lang het duurt voor dit zover is. Zo is het natuurlijk enorm lastig om te bepalen op welke categorie bepaalde kosten geboekt zouden moeten worden.

Tot slot

Ik hoop je door middel van dit artikel aan het denken te hebben gezet over mogelijke verbeteringen voor je boekhoudprocessen en dat het artikel je bewust gemaakt heeft van je eigen invloed op interne workflows. De oplossing ligt immers bij jou en niet bij je boekhouder.

Misschien heb je wel een handige tip voor mij en andere recreatieondernemers waarmee je het boekhoudproces bij jouw recreatiebedrijf hebt verbeterd. Laat het ons dan vooral weten! We verbeteren het boekhouden voor de branche namelijk graag samen met jou.

Let op! De in deze weblog besproken werkwijze geeft slechts een voorbeeld van een manier om de boekhouding van je recreatiebedrijf te automatiseren aan de hand van het recreatiebedrijf Taribush. Wanneer jij en jouw bedrijf er andere speerpunten met betrekking tot de boekhouding op na houden, zou dat natuurlijk kunnen leiden tot een hele andere werkwijze.