‘Zelfs blokarten is nu goed in te plannen’

Activiteiten op het strand

‘Wato Events startte in 2011 met onze succes-activiteit blokarten, ook wel strandzeilen genoemd’, blikt Bartjan terug. ‘Daar kwamen in de loop der jaren steeds meer andere activiteiten bij die we in combinatie met andere beachclubs organiseerden. Inmiddels bieden we zo’n twintig verschillende activiteiten op het strand aan en hebben we circa vijftig man personeel. Superleuk!’, klinkt het enthousiast.

Alles handmatig

‘De reserveringen voor de activiteiten en uitjes deden we in het begin allemaal met behulp van Gmail en onze Google Agenda. Alles moest er handmatig worden ingezet. Dat werkte prima, maar het kostte wel steeds meer tijd naarmate we ons aanbod steeds verder uitbreiden. Daarom werd het tijd voor goede managementsoftware. Recras was toen al bij ons in beeld, maar we stuitten daarbij wel op een probleem. Was het wel mogelijk om dit aan te passen aan onze meest geboekte activiteit: blokarten?’

Blokarten was struikelpunt

‘Om te kunnen strandzeilen, heb je laagwater nodig. Dat is dus alleen in een blok van vier tot zes uur per dag te plannen, en dat blok schuift elke dag een uurtje op. Dat betekent dat je de ene week alleen maar ’s morgens kunt rijden, en de andere week alleen maar ’s middags. Dat bleek elke keer het struikelpunt. Deze activiteit was lastig in te boeken en was steeds weer de reden om niet voor een programma als Recras te kiezen.’

Veel tijdswinst

‘Omdat ik het toch een heel aantrekkelijk systeem vond, zijn we vorig jaar nog weer eens met elkaar gaan praten. Het wisselende tij bleek niet standaard in het systeem te kunnen worden geïmplementeerd, maar het kon wel handmatig ingevoerd worden. Dus dat heb ik nu gedaan. Ik heb bij Rijkswaterstaat voor het hele jaar de getijden opgevraagd en allemaal handmatig ingevoerd. En ja, daar ben ik wel een dag mee bezig geweest, maar het komende jaar levert dat weer een heleboel tijdswinst op, doordat ik de mensen die een reservering plaatsen geen mailtje meer hoef te sturen. Daarvoor zorgt Recras. Voorheen was ik daar toch gauw tien à vijftien minuten per boeking mee bezig.’

Extra personeelslid

‘Wat echt goed werkt, zijn de standaard e-mails die het programma verstuurt. Je voert je hele bedrijfsvoering en eigen arrangementen in, en alles wordt geregeld. Ook dat was veel werk om te doen en kostte veel tijd, maar als je dat eenmaal goed voor elkaar hebt, neemt het je veel werk uit handen. Ik zie Recras als een soort extra personeelslid. Als een secretaresse die me op de hoogte houdt, zorgt dat er mailtjes en herinneringen worden verstuurd, die me laat zien of iemand moet betalen. Het zorgt ervoor dat ik overzicht houdt en we bij opdrachtgevers continu in het vizier blijven. En dat is superbelangrijk anders zoeken ze een ander evenementenbedrijf en gaat die er met de opdracht vandoor.’

Totaaloverzicht

‘Zodra je Recras opent, heb je gelijk een totaaloverzicht. Je ziet meteen welke acties nog opvolging behoeven, en je bent één knop verwijderd van offertes en facturen die verlopen zijn. Voorheen met Gmail werkten we met allemaal losse programma’s en bij Recras heb je alles binnen één systeem. Dat is makkelijk en daardoor werkt het ook nog eens ontzettend snel.’ Professioneler ‘Recras is dan wel een programma waar je eerst veel tijd in moet investeren om het helemaal naar je hand te zetten, maar die investering krijg je dubbel en dwars terug in tijd en gemak. Je profileert je ook een stuk professioneler naar je opdrachtgevers toe. Als je een mooie pdf maakt met je eigen logo’s, huisstijl en foto’s en je zet dat programma klaar, zie je offertes er professioneel uit. Dat geeft een betere impressie van je bedrijf.’

Aanrader

‘Ja, ik zou Recras beslist bij anderen aanbevelen’, besluit Bartjan zijn verhaal. ‘Absoluut. Misschien is het voor een klein bedrijf wel een grote investering, maar als je onderneming steeds groter wordt, is het wel een programma dat meebeweegt met je bedrijf. Het is als een extra personeelslid dat alles overzichtelijk houdt.’