Zapier

Zapier en Recras

Via Zapier is het mogelijk om verschillende online systemen aan elkaar te koppelen. Via een zogenaamde Zap zorgt Zapier ervoor dat informatie tussen de verschillende applicaties automatisch wordt gedeeld. Een Zap wordt altijd geactiveerd door een bepaalde ’trigger’ om vervolgens in dezelfde of een andere applicatie een actie uit te voeren.

Wat kan de Recras Zap voor je betekenen?

De Zapier-integratie van Recras ondersteunt op dit moment de volgende triggers:

 

• New Contact
  Zodra er in Recras een nieuw contact gemaakt wordt. Dit kun je bijvoorbeeld koppelen aan Mailchimp. Dus zodra er in Recras een nieuw contact is aangemaakt zet dan het mailadres in Mailchimp.

 

• New Invoice
  Zodra er in Recras een nieuwe factuur wordt gemaakt. Op deze manier kun je Recras koppelen met een boekhoudpakket, voorwaarde is wel dat het boekhoudpakket ook in Zapier zit (bekijk het Moneybird voorbeeld). Soms kun je 2 applicaties via Zapier niet rechtstreeks koppelen, maar kan wel een Zap worden ingezet als tussenstap. Zo kun je de Zap als volgt inrichten: Op het moment dat er een nieuwe factuur is aangemaakt in Recras, mail die dan als bijlage naar een bepaald mailadres van bijvoorbeeld een boekhoudpakket, op het moment dat zo’n boekhoudpakket kan omgaan met binnenkomende verkoopfacturen is via Zapier toch je boekhouding gekoppeld aan Recras.

 

• New Booking
  Zodra er een nieuwe boeking wordt gemaakt wordt er een trigger ingezet. Zo kun je bijvoorbeeld in chatdienst slack een berichtje laten posten als er weer een definitieve boeking is binnengekomen. Of je kunt een afspraak in een agenda laten zetten zodra er een boeking is binnengekomen.

 

• New Startmoment
  Zodra er een nieuw startmoment wordt gemaakt. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt bij een grote natuurorganisatie die excursies verzorgt. Zodra ze een startmoment toevoegen in Recras dat online te boeken is wordt er direct een personeelsdienst aangemaakt. Op die manier worden voor een hele lange periode alle excursieleiders al vooruit gepland.

 

Ondersteunde Actions

De Zapier-integratie van Recras ondersteunt op dit moment de volgende actions:

 

• Create Booking
  Hiermee kan een boeking worden aangemaakt in Recras. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden indien er in een ander systeem een boeking wordt aangemaakt dat die ook in Recras wordt aangemaakt. Dat op die manier de beschikbaarheid ook in Recras goed blijft. We hebben hier nog weinig voorbeelden van maar het zou op die manier ingericht kunnen worden.

 

• Submit Contact Form
  Op deze manier kan een Google Spreadsheet worden gekoppeld aan Recras. Zo kunnen opeens een heel aantal boekingen worden ingeschoten in Recras. De zap vult dan automatisch een contactformulier in met de juiste gegevens zodra er een nieuwe regel in een Google Spreadsheet bestand is.

 

• Create a shift
  Deze was hierboven ook al uitgelegd. Er kunnen automatisch diensten worden gegenereerd in Recras. Dit kan op basis van bijvoorbeeld startmomenten, maar dit zou ook kunnen op basis van een Google Spreadsheet. Vooral indien de startmomenten iedere dag variëren kan deze workflow een hoop tijd besparen.

 

• Recras gerelateerde zaken
  Vanuit het boekingenoverzicht kan een iCal gemaakt worden. Deze is ook te koppelen aan Zapier. Op deze manier is het zelfs gelukt om Recras aan een thermostaat te koppelen. Keurig 3 uur voordat een groep er is springt de CV op 20 graden.

Kosten

Het aanmaken van een Zapier account is gratis, maar op het moment dat je met ingewikkelde zaps wilt werken, of vele acties per maand wil uitvoeren dan zijn er kosten aan verbonden.

 

De Recras Zap Gebruiken

Ten eerste moet je een Zapier account aanmaken en kun je alvast proberen wegwijs te worden in Zapier. Heb jij wensen m.b.t. Zapier die we nog niet ondersteunen, dan horen we het graag. We staan altijd open voor verdere ontwikkeling m.b.t. Zapier, juist omdat het zoveel mogelijkheden geeft.