Handleiding voor het instellen van Zapier om facturen automatisch van Recras in Moneybird te krijgen.

Veel Recras-leden hebben de behoefte om facturen uit Recras automatisch naar de boekhouding te exporteren. Recras maakt geen koppelingen met boekhoudpakketten, maar Zapier kan dit voor je doen. In een zogenaamde ‘Zap’ wordt dit proces geregeld.

Zapier

Zapier koppelt webdiensten aan elkaar. Zapier zorgt ervoor dat een gebeurtenis (Trigger) bij de ene webdienst een automatische reactie (Action) bij de andere webdienst tot gevolg heeft.

Hoe gaat dat in zijn werk?

In het geval van facturen in Recras werkt het als volgt:

  • In Recras bevindt zich een nieuwe definitieve factuur.
  • Dit vormt de Trigger voor de Zap in Zapier.
  • De Action maakt vervolgens een factuur in Moneybird.
  • In de Zap kun je instellen in welke categorieën de factuur terechtkomt.

Belangrijk om te weten

  • Je kunt per btw-tarief slechts op één categorie boeken in Moneybird. Indien je op enig moment wilt weten hoeveel van je omzet bij bepaalde producten of productgroepen ligt, kun je dat eenvoudig uit de statistieken van Recras halen.
  • Alle facturen komen te hangen onder één contact in Moneybird. De Zap kan geen nieuwe contacten aanmaken.
  • Facturen waarop ‘btw verleggen’ van toepassing is moeten in Moneybird handmatig worden goedgezet.
  • Per intern bedrijf in Recras moet er een Zap worden ingesteld.

Wat heb ik hier voor nodig?

  • Een Zapier-account – Je hebt een Zapier for Work account nodig.
  • Een Recras-account.
  • Een Moneybird-account.

How to setup the Recras – Moneybird Zap?

De setup is in het Engels geschreven omdat Zapier ook in het Engels staat, anders zouden Nederlands en Engels steeds worden gecombineerd.

Create an API key in Recras

Go to de support documentation when you are logged in into Recras. Go to the profile button in the upper right, then click on support. After that search for “api keys” , and follow the steps to create the api key. After you create the API key, you can setup the zap in Zapier

Check the Tax percentages in Recras

Make sure the VAT percentages that will be set up under step 2 also exist in your Recras. You can check this in your Recras via ‘settings’ -> ‘Other settings’ -> ‘VAT percentages’.

Steps to follow in Zapier

  1. Log in at Zapier.
  2. Go to “My apps”
  3. Add connection to “Recras”
  4. Add connection to “Moneybird”
  5. Go to “Zaps”
  6. Make or create a Zap

Step 1 – Setup Trigger Event

  1. Choose App: Recras
  2. Choose Trigger Events: Invoice sent
  3. Select the right Recras account (you can connect different Recras accounts to Zapier).
  4. Select Company. The Zap is triggered by new invoices in Recras from this internal company (if you work with multiple companies you will have to make a zap per internal company).

Step 2 – Generate code so Zapier knows on which category in Moneybird the turnover has to be booked

The code ensures that the total amounts per VAT percentage are booked on the right category in Moneybird. Make sure you perform this step accurately.

  • Add another step via “+”
  • Type “Code by Zapier” and select this one
  • Choose Action Events: “Run Javascript”
  • Continue
  • Fill in the information below:
  • Copy the following into code:
    output = {taxTotal: [inputData.tax_total_0, inputData.tax_total_9, inputData.tax_total_21], description: ['Totaal 0', 'Totaal 9', 'Totaal 21'], percentages: [0, 9, 21], ledgers: ['XXXXXXX', 'XXXXXXX', 'XXXXXXXXX'] };
    Example:
  • Fill in the ledger codes at the place of XXXXXXX. You have to look up the codes at the ledgers in Moneybird,
    Go to settings → categories and open the relevant category to which the turnover is to be booked.

    Most convenient is that you have the following categories in Moneybird:
    – Turnover 0 %
    – Turnover 9%
    – Turnover 21%
    In the URL bar you now see the Ledger number.

  • After this step it looks like below.
  • Send Test

Step 3 Add invoice in Moneybird

  1. Via “+” you can add another step
  2. Choose app: “Moneybird”
  3. Choose Action Event: “Create Sales Invoice”
  4. Choose account: select the right account
  5. Fill out all the fields that are mentioned below, fields that are not mentioned you can leave empty
    • Contact ID → Select the contact to which all invoices should be sent. The best way to do this is in Moneybird to create a Contact ‘ Recras-Invoices’ or something similar.
    • Reference: from step “1 Invoice sent in Recras”, select the invoice number
    • Invoice date: Select date from step “1 Invoice sent in Recras”.
    • Prices Are Incl Tax: True
    • Under “Details Attributes” fill out the following:
  6. Now the Zap is suitable to put invoices in Moneybird. However… now the invoices are in Concept. For that reason one more step is needed to get the invoices on final.

Step 4 – Set Invoice in Moneybird to final

  1. Choose app: “Moneybird”
  2. Choose Action Event: “Send Sales Invoice”
  3. Choose account: select the right account
  4. Continue
  5. Fill in the fields below:
  6. Continue
  7. Send Test
  8. If all goes well an invoice has now been created in Moneybird
  9. Turn on the Zap and from now on all invoices will automatically end up in Moneybird.