Handleiding voor het instellen van Zapier om facturen automatisch van Recras in Moneybird te krijgen.

Veel Recras-leden hebben de behoefte om facturen uit Recras automatisch naar de boekhouding te exporteren. Recras maakt geen koppelingen met boekhoudpakketten, maar Zapier kan dit voor je doen. In een zogenaamde ‘Zap’ wordt dit proces geregeld.

Zapier

Zapier koppelt webdiensten aan elkaar. Zapier zorgt ervoor dat een gebeurtenis (Trigger) bij de ene webdienst een automatische reactie (Action) bij de andere webdienst tot gevolg heeft.

Hoe gaat dat in zijn werk?

In het geval van facturen in Recras werkt het als volgt:

  • In Recras bevindt zich een nieuwe definitieve factuur.
  • Dit vormt de Trigger voor de Zap in Zapier.
  • De Action maakt vervolgens een factuur in Moneybird.
  • In de Zap kun je instellen in welke categorieën de factuur terechtkomt.

Belangrijk om te weten

  • Je kunt per btw-tarief slechts op één categorie boeken in Moneybird. Indien je op enig moment wilt weten hoeveel van je omzet bij bepaalde producten of productgroepen ligt, kun je dat eenvoudig uit de statistieken van Recras halen.
  • Alle facturen komen te hangen onder één contact in Moneybird. De Zap kan geen nieuwe contacten aanmaken.
  • Facturen waarop ‘btw verleggen’ van toepassing is moeten in Moneybird handmatig worden goedgezet.
  • Per intern bedrijf in Recras moet er een Zap worden ingesteld.

Wat heb ik hier voor nodig?

  • Een Zapier-account – Je hebt een Zapier for Work account nodig.
  • Een Recras-account.
  • Een Moneybird-account.

Hoe stel ik de Zap in?

  1. Log in bij Zapier.
  2. Ga naar https://zapier.com/apps/recras/integrations
  3. Connect Recras
  4. Ga naar https://zapier.com/apps/moneybird/integrations
  5. Connect Moneybird
  6. Maak een nieuwe Zap (oranje button bovenaan)
  7. Noem de Zap: Recras facturen naar Moneybird of iets dergelijks.

Stap 1 – Het juiste bedrijf in Recras koppelen

  1. Choose App: Recras
  2. Choose Trigger Events: Invoice sent
  3. Selecteer Recras account
  4. Company: Selecteer interne bedrijf. De Zap wordt getriggerd door nieuwe facturen in Recras van dit interne bedrijf (werk je met meerdere bedrijven dan zul je per intern bedrijf een zap moeten maken).

Stap 2 – Stukje koppel code genereren (dit moet secuur plaatsvinden)

In stap 2 wordt een stukje code gegenereerd dat er voor zorgt dat vanuit Recras de totaalbedragen per btw-percentage op de juiste categorie in Moneybird wordt geboekt.

  1. Zoek op “Code by Zapier” en selecteer dit
  2. Choose Action Events: “Run Javascript”
  3. Continue
  4. Vul onderstaande gegevens in:
  5. Kopieer de volgende tekst naar code:
    output = {taxTotal: [inputData.tax_total_0, inputData.tax_total_9, inputData.tax_total_21], description: ['Totaal 0', 'Totaal 9', 'Totaal 21'], percentages: [0, 9, 21], ledgers: ['XXXXXXX', 'XXXXXXX', 'XXXXXXXXX'] };
    Voorbeeld:
  6. Vul op de plek van XXXXXXXXX de ledgercodes in. De codes bij de ledgers moet je in Moneybird opzoeken,
    1. Ga naar instellingen → categorieën en open de betreffende categorie waar de omzet op geboekt moet worden.
    2. Het handigst is dat je de volgende categorieën in Moneybird hebt:
      – Omzet 0 %
      – Omzet 9 %
      – Omzet 21 %
      In de URL-balk zie je nu het Ledgersnummer.
    3. Deze moet je opzoeken voor 0 % btw, 9 % en 21 % en noteren in deze stap. Nu zullen de omzetten vanuit Recras op de juiste categorie in Moneybird geboekt worden. Zie hieronder hoe het er dan uitziet:
  7. Send Test

Stap 3 (Factuur in Moneybird zetten, via + toe te voegen)

  1. Choose app: “Moneybird”
  2. Choose Action Event: “Create Sales Invoice”
  3. Choose account: selecteer een account
  4.  Dan invullen, alle velden die hieronder niet staan genoemd kan je leeglaten
    • Contact ID → Selecteer hier het contact waarop alle facturen moeten worden gezet. Hiervoor kun je het beste in Moneybird een Contact aanmaken ‘ Recras-facturen’  of iets dergelijks.
    • Invoice date: Via plus → Nieuwe factuur in Recras → Factuurdatum
    • Reference: Via plus → “Invoice Sent -> Factuurnummer selecteren
    • Reference: Via plus → “Invoice Sent -> Datum selecteren
    • Price are Incl tax → yes
    • Onder “Details Attributes” de volgende zaken invullen:
  5. Nu is de Zap geschikt om facturen in Moneybird te zetten. Echter… nu staan de facturen in Concept. Om die reden is er nog een stap nodig om de facturen op definitief te krijgen.

Stap 4 – Factuur in Moneybird op definitief zetten

  1. Choose app: “Moneybird”
  2. Choose Action Event: “Send Sales Invoice”
  3. Choose account: selecteer weer een account
  4. Continue
  5. Vul onderstaande velden in:
  6. Continue
  7. Send Test
  8. Als het goed is is er nu een factuur aangemaakt in Moneybird
  9. Zet de Zap aan en voortaan komen alle facturen automatisch ook in Moneybird terecht.