Handleiding voor het instellen van Zapier om facturen automatisch van Recras in Moneybird te krijgen.

Veel Recras-leden hebben de behoefte om facturen uit Recras automatisch naar de boekhouding te exporteren. Recras maakt geen koppelingen met boekhoudpakketten, maar Zapier kan dit voor je doen. In een zogenaamde ‘Zap’ wordt dit proces geregeld.

Zapier

Zapier koppelt webdiensten aan elkaar volgens het ‘If This, Than That‘-principe (IFTTT). Zapier zorgt ervoor dat een gebeurtenis (Trigger) bij de ene webdienst een automatische reactie (Action) bij de andere webdienst tot gevolg heeft.

Hoe gaat dat in zijn werk?

In het geval van facturen in Recras werkt het als volgt:

  • In Recras bevindt zich een nieuwe definitieve factuur.
  • Dit vormt de Trigger voor de Zap in Zapier.
  • De Action maakt vervolgens een factuur in Moneybird.
  • In de Zap kun je instellen in welke categorieën de factuur terechtkomt.

Belangrijk om te weten:

  • Je kunt per btw-tarief slechts op één categorie boeken in Moneybird. Indien je op enig moment wilt weten hoeveel van je omzet bij bepaalde producten of productgroepen ligt, kun je dat eenvoudig uit de statistieken van Recras halen.
  • Alle facturen komen te hangen onder één contact in Moneybird. De Zap kan geen nieuwe contacten aanmaken.

Wat heb ik hier voor nodig?

  • Een Zapier-account – Je hebt een Zapier for Work account nodig.
  • Een Recras-account.
  • Een Moneybird-account.

Hoe stel ik de Zap in?

Log in bij Zapier en doorloop de volgende stappen:

Stap 1

  • Kies een Trigger-applicatie en zoek Recras.
  • Log in bij Recras (N.B. als je je wachtwoord voor Recras later wijzigt, moet je dat ook doen in Zapier).
  • Kies ‘New Invoice’ als de Trigger
  • Selecteer ‘Save and Continue’
  • Test
  • Selecteer vervolgens een intern bedrijf (let op: als je in Recras meerdere interne bedrijven hebt zul je per bedrijf een Zap moeten maken), die kan je na je eerste Zap eenvoudig kopiëren.
  • Selecteer ‘Fetch and Continue’

Stap 2

Stap 2 is wat ingewikkelder. Je zult wat code moeten converteren zodat Moneybird begrijpt hoe deze de Recras-factuur moet interpreteren.

  • Zoek op ‘Code by Zapier’.
  • ‘Run Javascript’.
  • ‘Edit Template’, vul hier onderstaande waarden bij ‘Input Data’ in.

    Te kopiëren tekst:
    output = {taxTotal: [inputData.tax_total_0, inputData.tax_total_6, inputData.tax_total_21], description: [‘Totaal 0’, ‘Totaal 6’, ‘Totaal 21’], percentages: [0, 6, 21], ledgers: [‘XXXXXXX’, ‘XXXXXXX’, ‘XXXXXXXXX’] };

  • De codes bij de ledgers zul je in Moneybird moeten opzoeken:
    Ga naar Instellingen -> Categorieën en open de betreffende categorie waar de omzet op geboekt moet worden.
    Het is raadzaam om de volgende categorieën in Moneybird te hebben:
    – Omzet 0 %
    – Omzet 6 %
    – Omzet 21 %

    In de URL-balk zie je nu het Ledgers nummer. Deze moet je opzoeken voor 0%, 6% en 21% btw en noteren in deze stap.
    Vervolgens zullen de omzetten vanuit Recras op de juiste categorie in Moneybird geboekt worden.

Stap 3

Stap 3 is de Action. Die zorgt ervoor dat de factuur op de goede manier in Moneybird wordt gezet.

  • Selecteer ‘Moneybird’.
  • Kies voor ‘Create a New invoice’.
  • Kies en Test ‘Account Moneybird’
  • Vul onderstaande velden in op de correcte manier in (velden die niet genoemd worden, hoeven niet te worden ingevuld):
    • Administration ID -> selecteer de juiste administratie.
    • Contact ID -> selecteer het contact waarop alle facturen moeten worden gezet. Hiervoor kun je in Moneybird een Contact aanmaken, ‘Recras-facturen’ bijvoorbeeld.
    • Reference: Via plus -> Nieuwe factuur in Recras -> selecteer het Factuurnummer.
    • Invoice date: Via plus -> Nieuwe factuur in Recras -> kies de Factuurdatum.
    • Prices are including tax -> ‘yes’.
  • Onder ‘DETAILS ATTRIBUTES’ vul je vervolgens onderstaande in



Nu is de Zap geschikt om facturen in Moneybird te plaatsen. Maar: de facturen staan nog in ‘Concept’, waardoor er nog een stap nodig is om de facturen ‘Definitief’ te maken.

Stap 4

Stap 4 is nodig om de factuur op ‘Definitief’ te krijgen in Moneybird.

  • ‘Choose App’ -> Moneybird
  • Klik op ‘Show less common options’
  • Selecteer dan ‘Send sales invoice’ -> ‘Save and continue’
  • Selecteer het juiste Moneybird-account
  • Vul de velden in, zoals hieronder staat aangegeven:

De zap is nu klaar om getest te worden!