Handleiding voor het instellen van Zapier om facturen automatisch van Recras in Moneybird te krijgen.

Veel Recras-leden hebben de behoefte om facturen uit Recras automatisch naar de boekhouding te exporteren. Recras maakt geen koppelingen met boekhoudpakketten, maar Zapier kan dit voor je doen. In een zogenaamde ‘Zap’ wordt dit proces geregeld.

Zapier

Zapier koppelt webdiensten aan elkaarZapier zorgt ervoor dat een gebeurtenis (Trigger) bij de ene webdienst een automatische reactie (Action) bij de andere webdienst tot gevolg heeft.

Hoe gaat dat in zijn werk?

In het geval van facturen in Recras werkt het als volgt:

  • In Recras bevindt zich een nieuwe definitieve factuur.
  • Dit vormt de Trigger voor de Zap in Zapier.
  • De Action maakt vervolgens een factuur in Moneybird.
  • In de Zap kun je instellen in welke categorieën de factuur terechtkomt.

Belangrijk om te weten

  • Je kunt per btw-tarief slechts op één categorie boeken in Moneybird. Indien je op enig moment wilt weten hoeveel van je omzet bij bepaalde producten of productgroepen ligt, kun je dat eenvoudig uit de statistieken van Recras halen.
  • Alle facturen komen te hangen onder één contact in Moneybird. De Zap kan geen nieuwe contacten aanmaken.
  • Per intern bedrijf in Recras moet er een Zap worden ingesteld.

Wat heb ik hier voor nodig?

  • Een Zapier-account – Je hebt een Zapier for Work account nodig.
  • Een Recras-account.
  • Een Moneybird-account.

Hoe stel ik de Zap in?

Log in bij Zapier en doorloop de volgende stappen:

Klik op de volgende link: https://zapier.com/apps/moneybird/integrations/recras/33773/none-hGu

Doorloop nu alle stappen, klik vooral heel veel op ‘Continue’.

Stap 1

Bij stap 1 hoeft uitsluitend het interne bedrijf in Recras geselecteerd te worden. De Zap wordt getriggerd door nieuwe facturen in Recras van dit interne bedrijf

Stap 2

In stap 2 wordt een stukje code gegenereerd dat er voor zorgt dat vanuit Recras de totaalbedragen per BTW percentage op de juiste categorie in Moneybird wordt geboekt.

  • Klik eerst op Continue bij ‘Run Javasctript’.
  • Bij de stap ‘Set up Code by Zapier Run Javascript’ klik je op ‘Show advanced options’. Nu komt het lastigste stuk van het instellen van de Zap.
  • Je moet ledger codes invullen, deze kun je vinden in Moneybird. Als voorbeeld hebben we de ledger ingevuld van 21 %.
  • De codes bij de ledgers zul je in Moneybird moeten opzoeken:
    Ga naar Instellingen -> Categorieën en open de betreffende categorie waar de omzet op geboekt moet worden.
    Het is raadzaam om de volgende categorieën in Moneybird te hebben:
    – Omzet 0 %
    – Omzet 9 %
    – Omzet 21 %

    In de URL-balk zie je nu het Ledgers nummer. Deze moet je opzoeken voor 0%, 9% en 21% btw en noteren in deze stap.
    Vervolgens zullen de omzetten vanuit Recras op de juiste categorie in Moneybird geboekt worden.

Stap 3

Stap 3 genereert daadwerkelijk een factuur in Moneybird. Het enige wat je hier nog moet instellen is het contact in Moneybird waar alle facturen aan zullen worden gekoppeld.

Stap 4

Hier kun je steeds op ‘Continue’ klikken. Deze stap is nodig om de factuur in Moneybird definitief te krijgen.

Send Test To Moneybird

De zap is nu klaar om getest te worden! Na het versturen van de test kun je in Moneybird controleren of de factuur correct is binnengekomen.