Het succesverhaal van UP Events

‘Recras is compleet en zo simpel mogelijk’

Waar UP Events voorheen bekend stond om teambuildingactiviteiten en escaperooms op locatie, vestigde het zich zo’n 6 à 7 jaar geleden op een vaste evenementenlocatie in Amsterdam. ‘Wij zijn nog steeds dé specialist op het gebied van teambuildingactiviteiten, maar ook van bedrijfsfeesten, relatie-events, teamuitjes, bedrijfsuitjes, bedrijfsfestivals, en we zijn dé vergaderlocatie van Amsterdam’.

UP Events

Basisdingen

Toen Daniël het bedrijf kwam versterken, was kort daarvoor Recras geïmplementeerd. ‘Volgens mij werden daarvoor offertes in Word gemaakt, wat natuurlijk best foutgevoelig was. Dat was gewoon heel inefficiënt. In die beginperiode gebruikten we alleen de basisdingen van Recras.’

 

Vooruitgang

‘Het mooie aan dit programma is dat je er ongelooflijk veel mee kunt doen. Het is simpel voor personeel én klanten’, klinkt het enthousiast. ‘Nadat we die basisdingen zijn gaan inzetten, zijn we Recras stap voor stap volledig gaan benutten. Zo maakten we mooie offertes, al moesten we die wel eerst zelf helemaal bouwen. Ook de contactmomenten konden er allemaal automatisch worden ingezet. Toen de mogelijkheid om een offerte online te ondertekenen midden in ons hoogseizoen beschikbaar kwam, was dat even een nacht doorwerken, maar toen konden we die meteen gebruiken. Klanten hoefden vanaf dat moment de offerte niet eerst meer uit te printen, te ondertekenen en naar ons terug te sturen, maar met één druk op de knop was alles geregeld. Een enorme vooruitgang.’

 

Inventief

‘Tegenwoordig doen we er zo’n beetje alles mee’, vervolgt Daniël zijn verhaal. ‘Vanaf dat de klant interesse heeft en wij offertes maken tot de communicatie daaromtrent, alle programma-events en activiteiten. Al onze mensen die op de vloer werken, gebruiken het: van de mensen in de horeca tot de eventmanagers. Iedereen kijkt in het systeem wat de klant op die dag nodig heeft. We gebruiken het heel inventief. Alles is eromheen gebouwd.’

 

Spontane sessie

‘Je moet een beetje leren om met Recras om te gaan om het maximale eruit te kunnen halen’, weet Daniël. ‘Wij zijn lid van een grote brancheorganisatie en daar kwam ter sprake hoe anderen Recras gebruikten. Wat en hoeveel doe je ermee? Vrijwel niemand gebruikt namelijk 100% van de mogelijkheden. Naar aanleiding daarvan hebben we spontaan een sessie georganiseerd om te laten zien wat wij allemaal er allemaal mee deden. De reacties waren positief. Nog weken daarna werden we benaderd met vragen over hoe we bepaalde dingen hadden aangepakt.’

 

Down to earth

‘Pas achteraf hoorde Martijn van Recras over onze spontane actie. Hij had daar eigenlijk ook wel bij willen zijn, maar daar heb ik op dat moment helemaal niet aan gedacht. Het team van Recras bestaat uit ontzettend leuke down-to-earthmensen. Wat ik heel fijn vind, is dat ze alles zo simpel mogelijk willen maken voor hun personeel. Zo gaan op hun locatie de lampen en de verwarming een uur voordat een klant komt automatisch aan.’

 

Andere prioriteiten

‘UP Events heeft natuurlijk heel andere prioriteiten. Voor ons is het bijvoorbeeld belangrijk dat een klant dieetwensen kan doorgeven of aantallen kan wijzigen. Ook hebben we zelf een koppeling gebouwd met ons kassasysteem. Recras kan veel voor ons aanpassen, maar als het om grote projecten gaat die voor ons fundamenteel iets toevoegen, moeten ze daar veel tijd voor vrijmaken. Voor ons zijn soms andere dingen belangrijk dan voor anderen, dus dan laten we dat zelf bouwen. Want ook dat kan met Recras.’

 

Complete plaatje

Daniël: ‘Op beurzen heb ik meerdere aanbieders van andere managementsoftware gezien, en ook ben ik weleens benaderd. Maar tot nu toe heb ik geen andere partij gezien die het complete plaatje aanbiedt. Altijd ontbreken er voor ons essentiële onderdelen. Nee, ik zie dan ook geen reden om te switchen. De achterliggende gedachte van Recras, alles zo simpel mogelijk maken – of eigenlijk: zo ‘efficiënt’ mogelijk, maar dat vind ik een rotwoord – is ook onze filosofie waaraan software moet voldoen. Het is compleet en zo simpel mogelijk. Meer heb je niet nodig.’

In 5 stappen online

  1. Voer producten en arrangementen in
  2. Voeg startmomenten en materiaal toe
  3. Koppel met onze payment provider Mollie
  4. Maak een workflow om boekingen op te volgen
  5. Embed the reservation module on your website

Meer succesverhalen

Blijf op de hoogte

Ontvang artikelen, product updates en inspiratie direct in je inbox.