Rechnungen von Recras an Moneybird senden

Anleitung zur Einrichtung von Zapier, um automatisch Rechnungen von Recras in Moneybird zu erhalten.

Rechnungen von Recras an Moneybird senden

 

Viele Recras-Mitglieder haben das Bedürfnis, Rechnungen automatisch aus Recras in ihre Buchhaltungssoftware zu exportieren. Recras hat keine direkte Schnittstelle zu solchen Paketen, aber Zapier kann dies für Sie tun. Dieser Prozess wird in einem sogenannten "Zap" organisiert.

Zapier verbindet Webdienste nach dem Prinzip "If This, Than That" (IFTTT). Zapier sorgt dafür, dass ein Ereignis (Auslöser) in einem Webdienst zu einer automatischen Reaktion (Aktion) in einem anderen Webdienst führt.

Inhaltsübersicht

  1. Wie funktioniert die Verbindung zwischen Recras und Moneybird?
  2. Was benötige ich dafür?
  3. Wie stelle ich die Kupplung ein?
  4. Recras-Moneybird-Verbindung einrichten
    1. Zapier-Trigger gesetzt
    2. Code für Erlöskategorie generieren
    3. Rechnung in Moneybird hinzufügen
    4. Rechnung in Moneyboard am Ende

Wie funktioniert das?

Für Rechnungen in Recras funktioniert das wie folgt:

  • In Recras gibt es eine neue Schlussrechnung.
  • Dies bildet den "Auslöser" für den Zap in Zapier.
  • Die "Aktion" erstellt dann eine Rechnung in Moneybird.
  • Im Zap können Sie festlegen, in welche Kategorien die Rechnung eingeordnet werden soll.

Wichtig zu wissen

Sie können sich in Moneybird nur für eine Kategorie pro Mehrwertsteuersatz registrieren. Wenn Sie jederzeit wissen möchten, wie viel Ihres Umsatzes auf bestimmte Produkte oder Produktgruppen entfällt, können Sie dies ganz einfach in der Recras-Statistik abrufen. Alle Rechnungen werden in Moneybird unter einem Kontakt mit der Bezeichnung "Recras-Rechnungen" gesammelt. Der Zap kann keine neuen Kontakte erstellen.

Was benötige ich dafür?

  • Ein Zapier for Work-Konto
  • Ein Recras-Konto
  • Ein Moneybird-Konto

Wie richte ich den Recras - Moneybird Zap ein?

  1. Erstellen Sie einen API-Schlüssel in Recras
  2. Rufen Sie die Support-Dokumentation auf, wenn Sie bei Recras angemeldet sind.
  3. Gehen Sie auf die Schaltfläche Profil oben rechts und klicken Sie dann auf Support.
  4. Suchen Sie dann nach "api keys" und folgen Sie den Schritten zur Erstellung des api keys.
  5. Nachdem Sie den API-Schlüssel erstellt haben, können Sie den Zapier-Zap in Zapier einrichten

 

Steuersätze in Recras prüfen

Vergewissern Sie sich, dass die Mehrwertsteuersätze, die Sie in Schritt 2 festgelegt haben, auch in Ihrem Recras erscheinen. Sie können dies in Ihrem Recras über "Einstellungen" -> "Andere Einstellungen" -> "Mehrwertsteuersätze" überprüfen. Zu befolgende Schritte in Zapier:

  1. Melden Sie sich bei Zapier an.
  2. Gehen Sie zu "Meine Anwendungen".
  3. Verbindung zu "Recras" hinzufügen
  4. Verbindung zu "Moneybird" hinzufügen
  5. Weiter zu "Zaps"

Erstellen oder erstellen Sie einen Zap

Schritt 1 - Auslösendes Ereignis festlegen

  1. App auswählen: Recras
  2. Wählen Sie Auslösende Ereignisse: Rechnung gesendet
  3. Wählen Sie das entsprechende Recras-Konto (Sie können mehrere Recras-Konten mit Zapier verknüpfen).
  4. Unternehmen auswählen.

Der Zap wird durch neue Rechnungen in Recras von dieser internen Firma aktiviert (wenn Sie mit mehreren Firmen arbeiten, müssen Sie einen Zap für jede interne Firma erstellen).

Schritt 2 - Generieren Sie einen Code, damit Zapier weiß, in welche Kategorie in Moneybird die Einnahmen gebucht werden sollen.

Der Code stellt sicher, dass die Gesamtbeträge pro Mehrwertsteuerprozentsatz in die richtige Kategorie in Moneybird gebucht werden.

Achten Sie darauf, dass Sie diesen Schritt genau ausführen.

  1. Einen weiteren Schritt über "+" hinzufügen
  2. Geben Sie "Code by Zapier" ein und wählen Sie es aus.
  3. Wählen Sie Action Events: "Javascript ausführen".
  4. Weiter

Füllen Sie die nachstehenden Angaben aus:

Kopieer het volgende naar code: output = {taxTotal: [inputData.tax_total_0, inputData.tax_total_9, inputData.tax_total_21], omschrijving: [‘Totaal 0’, ‘Totaal 9’, ‘Totaal 21’], tax_ledgers: [‘XXXXXXX’ , ‘XXXXXXX’, ‘XXXXXXX’], categorie_ledgers: [‘XXXXXXX’, ‘XXXXXXX’, ‘XXXXXXXXX’] };

Beispiel:


Geben Sie die Ledger-Codes an der Stelle XXXXXXX ein. Sie müssen die Codes in den Ledgern in Moneybird nachschlagen.
Für die MwSt.-Sätze gehen Sie zu Verwaltungseinstellungen → MwSt. und öffnen Sie die entsprechenden MwSt.-Sätze im Abschnitt Verkaufsrechnungen. In der URL-Leiste sehen Sie nun die Nummer des Hauptbuchs.

 

Bei Kategorie-Ledgern gehen Sie zu Verwaltungseinstellungen → Kategorien und öffnen die entsprechende Kategorie, in der die Einnahmen gebucht werden sollen.

Am bequemsten ist es, wenn Sie die folgenden Kategorien in Moneybird haben:

  • Umsatz 0%
  • Umsatz 9%
  • Umsatz 21%

In der URL-Leiste sehen Sie nun die Nummer des Hauptbuchs.

Nach diesem Schritt sieht es wie folgt aus:

Test senden

Schritt 3 - Rechnung in Moneybird hinzufügen

  1. Über "+" können Sie einen weiteren Schritt hinzufügen
  2. Anwendung wählen: "Moneybird"
  3. Wählen Sie das Ereignis Aktion: "Verkaufsrechnung erstellen".
  4. Konto wählen: Wählen Sie das richtige Konto
  5. Bitte füllen Sie alle nachstehenden Felder aus, lassen Sie keine Felder frei
  • Kontakt-ID → Wählen Sie den Kontakt, an den alle Rechnungen gesendet werden sollen. Am besten legen Sie dazu in Moneybird einen Kontakt "Recras-Rechnungen" oder etwas Ähnliches an.
  • Referenz: Wählen Sie im Schritt "1 In Recras gesendete Rechnung" die Rechnungsnummer aus.
  • Rechnungsdatum: Wählen Sie das Datum aus Schritt "1 Rechnung gesendet in Recras".
  • Preise inklusive Steuern: wo
  • Geben Sie unter "Details Attribute" Folgendes ein:

Jetzt ist der Zap in der Lage, Rechnungen in Moneybird zu übertragen. Aber... jetzt sind die Rechnungen im Entwurfsstadium.

Aus diesem Grund ist ein weiterer Schritt erforderlich, um die Rechnungen fertig zu stellen.

Schritt 4 - Rechnung in Moneybird auf endgültig setzen

  1. Anwendung wählen: "Moneybird"
  2. Wählen Sie das Ereignis Aktion: "Verkaufsrechnung senden".
  3. Konto wählen: Wählen Sie das richtige Konto
  4. Klicken Sie auf 'Weiter
  5. Bitte füllen Sie die nachstehenden Felder aus:

6. Weiter

7. Test senden

Wenn alles gut geht, ist jetzt eine Rechnung in Moneybird erstellt worden. Schalten Sie Zap ein und von nun an werden alle Rechnungen automatisch in Moneybird erscheinen.