Het succesverhaal van Wato Events

Sogar Blokarting ist jetzt leicht zu planen".

Bij Wato Events ben je aan het juiste adres voor leuke strand-, water- en indooractiviteiten. Sinds een aantal jaren heeft het bedrijf ook een eigen beachclub, wat een heerlijk actief dagje uit compleet maakt. Achter de schermen moet daar het nodige voor moet worden georganiseerd. Bartjan van den Beukel vertelt hoe ze dat tegenwoordig bij Wato Events aanpakken.

Wato Ereignisse

Aktivitäten am Strand

Wato Events begann 2011 mit unserer erfolgreichen Aktivität Blokarting, auch bekannt als Strandsegeln", erinnert sich Bartjan. Im Laufe der Jahre kamen immer mehr andere Aktivitäten hinzu, die wir in Kombination mit anderen Strandclubs organisierten. Heute bieten wir etwa zwanzig verschiedene Aktivitäten am Strand an und haben etwa fünfzig Mitarbeiter. Ein Riesenspaß", schwärmt er.

 

Alles manuell

Am Anfang haben wir alle Reservierungen für die Aktivitäten und Ausflüge über Google Mail und unseren Google-Kalender vorgenommen. Alles musste manuell eingegeben werden. Das hat gut funktioniert, aber es hat immer mehr Zeit in Anspruch genommen, da wir unser Angebot ständig erweitert haben. Es war also Zeit für eine gute Verwaltungssoftware. Recras kam uns damals in den Sinn, aber wir stießen auf ein Problem. War es möglich, es an unsere meistgebuchte Aktivität, das Blokartfahren, anzupassen?

 

Blokarting war ein Stolperstein

Um am Strand zu segeln, braucht man Ebbe. Das lässt sich nur in einem Block von vier bis sechs Stunden pro Tag planen, und dieser Block verschiebt sich jeden Tag um eine Stunde nach oben. Das bedeutet, dass man in einer Woche nur vormittags und in der nächsten nur nachmittags segeln kann. Das hat sich jedes Mal als Stolperstein erwiesen. Diese Aktivität war schwer zu buchen und war immer der Grund, sich nicht für ein Programm wie Recras zu entscheiden.'

 

Viel Zeit gespart

Da ich das System immer noch sehr attraktiv fand, haben wir im letzten Jahr erneut Gespräche aufgenommen. Es stellte sich heraus, dass der Gezeitenwechsel nicht standardmäßig in das System implementiert werden konnte, aber er konnte manuell eingegeben werden. Das habe ich dann auch getan. Ich habe die Gezeiten für das ganze Jahr bei Rijkswaterstaat angefordert und sie alle manuell eingegeben. Und ja, das hat mich einen Tag gekostet, aber das spart mir im nächsten Jahr viel Zeit, weil ich den Leuten, die reservieren, keine E-Mail mehr schicken muss. Das übernimmt Recras. Vorher habe ich pro Buchung locker zehn bis fünfzehn Minuten gebraucht.

 

Zusätzliches Mitglied des Personals

Was wirklich gut funktioniert, sind die Standard-E-Mails, die das Programm verschickt. Sie geben alle Ihre Vorgänge und Ihre eigenen Vereinbarungen ein, und alles wird erledigt. Auch das war eine Menge Arbeit und hat viel Zeit in Anspruch genommen, aber wenn man das einmal hinbekommen hat, nimmt es einem viel Arbeit ab. Ich sehe Recras als eine Art zusätzlichen Mitarbeiter an. Wie eine Sekretärin, die mich auf dem Laufenden hält, die dafür sorgt, dass E-Mails und Mahnungen verschickt werden, die mir zeigt, wenn jemand zu zahlen hat. Er sorgt dafür, dass ich den Überblick behalte und wir ständig mit den Kunden in Kontakt bleiben. Und das ist superwichtig, sonst suchen sie sich eine andere Eventfirma und die geht mit dem Auftrag weg.'

 

Gesamtübersicht

Sobald Sie Recras öffnen, haben Sie sofort einen Gesamtüberblick. Man sieht sofort, welche Aktionen noch verfolgt werden müssen, und man ist nur einen Knopfdruck entfernt von Angeboten und Rechnungen, die abgelaufen sind. Früher arbeiteten wir mit Gmail mit verschiedenen Programmen, mit Recras hat man alles in einem System. Das ist einfach und funktioniert dadurch auch unglaublich schnell. Professioneller "Recras ist zwar ein Programm, in das man zunächst viel Zeit investieren muss, um den Dreh rauszukriegen, aber man bekommt diese Investition in Form von Zeit und Komfort zurück. Außerdem präsentieren Sie sich Ihren Kunden gegenüber viel professioneller. Wenn Sie ein schönes PDF mit Ihren eigenen Logos, Ihrer Corporate Identity und Fotos erstellen und dieses Programm einrichten, sehen Ihre Angebote professionell aus. Das vermittelt einen besseren Eindruck von Ihrem Unternehmen.'

 

Sehr empfehlenswert

Ja, ich würde Recras auf jeden Fall weiterempfehlen", schließt Bartjan seinen Bericht ab. 'Auf jeden Fall. Für ein kleines Unternehmen ist es vielleicht eine große Investition, aber wenn Ihr Unternehmen weiter wächst, ist es ein Programm, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Es ist wie ein zusätzliches Mitglied der Belegschaft, das alles organisiert.

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