Voordat je begint

  • Je hebt de pagina over de Recras-Exact Online koppeling gelezen en weet dat jouw versie van Exact-Online koppelbaar is.
  • Je bent ervan op de hoogte dat zodra de koppeling is geactiveerd Recras hiervoor 300 euro per jaar factureert.
  • Met betrekking tot de koppeling geven we uitsluitend support per email.
  • Je kunt de koppeling opzeggen door een mail te sturen naar support@recras.nl

Stap 1: Exact Online Voorbereiden

  1. Voorbereiden Administratie
    1. Ga naar het scherm Administraties door in de grijze balk rechtsboven op de Administratie-naam te klikken en in het menu “Alle opties” te kiezen.
    2. Zorg dat in de gewenste administratie het BTW-nummer overeenkomt met het BTW-nummer van het corresponderende bedrijf in Recras. Ook indien je in Recras meerdere bedrijven hebt zal dit vervolgens goed werken. Zorg ervoor dat er niet 2 administraties zijn met hetzelfde BTW-nummer.
  2. Voorbereiden voor het synchroniseren van producten
    1. Ga naar het scherm Stamgegevens door in de grijze balk rechtsboven op de Administratie-naam te klikken en in het menu Stamgegevens te kiezen.
    2. Maak een nieuwe eenheid aan in Exact Online (Stamgegevens > Eenheden (onder de kop Artikelen) > Nieuw) en geef deze eenheid de code recras (let op! allemaal kleine letters), type overige, wel actief en niet standaard.
  3. Voorbereiden voor het synchroniseren van facturen
    1. Maak een nieuw dagboek aan in Exact Online (Stamgegevens > Dagboeken (kop Financieel) > Nieuw) en geef dit dagboek de code recras (kleine letters), het type Verkoop, koppel hier een geschikte grootboekrekening aan. Automatisch verlaten moet uit staan.
    2. Maak voor ieder BTW-percentage een BTW-code aan in Exact Online (Stamgegevens > BTW-codes (kop Belasting) > Nieuw).
      • Geef deze BTW-code de omschrijving recras:{BTW_PERCENTAGE} (met op de plaats van {BTW_PERCENTAGE} het percentage ingevuld. Let op: deze waarde moet exact deze waarde hebben, dus zonder spaties. Voorbeeld: recras:6, let ook op de kleine letters)
      • Kies voor type ‘inclusief’. Voor 0% btw kies type ‘Geen BTW’
    3.  Maak een betaalconditie aan in Exact Online (Stamgegevens > Betalingscondities (Kop Relaties) > Nieuw) en geef deze de omschrijving recras (kleine letters), Betalingswijze Op krediet.

Stap 2: Gebruiker aanmaken in Recras

  1. Maak via Beheer ? Gebruikersrollen een nieuwe gebruikersrol in Recras aan met de naam Exact Online Koppeling, deze rol moet de rechten Contacten bekijken, Financiën inzien, Betalingen invoeren en Contactmomenten maken hebben.
  2. Maak via het menu een nieuw personeelslid in Recras aan met de naam Exact Online Koppeling, deze moet de zojuist aangemaakte rol hebben.
  3. Wijzig dit personeelslid en vul bij het veld E-mail afzender een e-mail adres in waar synchronisatierapporten heen gestuurd moeten worden.
  4. Vul in het tabblad Gebruiker een gebruikersnaam en wachtwoord in. Onthoud deze gegevens, want je hebt ze nodig in stap 3.

Melding bij foute synchronisatie

  1. Recras probeert dagelijks definitieve facturen van de afgelopen 7 dagen te synchroniseren.
  2. Mocht een deel van de synchronisatie mislukken dan verschijnt er een melding in Recras op de pagina van de gebruiker voor Exact Online (hiervoor moet de betreffende gebruiker wel het recht Contactmomenten maken hebben.
  3. Deze melding is een vervolgactie voor de eerste gebruikersgroep waar Exact Online lid van is. Het is daarom belangrijk dat gebruikers die zaken kunnen aanpassen in Recras of Exact online ook lid zijn van deze gebruikersgroep.
  4. Wordt de fout binnen een week niet hersteld dan zal de factuur handmatig in Exact Online moeten worden gezet. Aangezien die niet meer binnen de te synchroniseren 7 dagen valt.
  5. Het is aan te raden om altijd facturen in Recras te maken op basis van producten. Een factuurregel zonder gekoppeld product zal niet kunnen synchroniseren waardoor het synchronisatierapport een foutmelding geeft en de factuur zal dan alsnog handmatig moeten worden ingeboekt.

Stap 3. Koppeling activeren

  1. Ga naar https://exactonline.recras.nl/ (voor Belgische klanten https://exactonline-be.recras.nl/) en log in met:
    Gebruikersnaam: <gebruikersnaam zoals in stap 2 ingevoerd>@<jouwrecrasnaam>.recras.nl, bijvoorbeeld “exactonline@demo.recras.nl”
    Wachtwoord: <wachtwoord zoals in stap 2 ingevuld>
  2. De koppeling begint nu met het synchroniseren van producten. Wanneer dit is gebeurd, wordt er in Recras een contactmoment aangemaakt bij het personeelcontact uit stap 2. Na de eerste synchronisatie zal de koppeling elke nacht opnieuw kijken of er producten of facturen moeten worden gesynchroniseerd.

De eerste synchronisatie en het onderhoud van de koppeling

  1. De eerste keer dat er wordt gesynchroniseerd maakt de koppeling voor elk product uit Recras dat gekoppeld is aan een factuur een artikel aan in Exact Online.
  2. In Exact Online moeten die artikelen vervolgens gekoppeld worden aan een grootboeknummer.
  3. Zodra er weer nieuwe producten uit Recras in een factuur zitten zullen deze in Exact Online als een artikel worden toegevoegd.
  4. Iedere keer dat er nog artikelen gekoppeld moeten worden aan een grootboeknummer zal er in Recras een rapport verschijnen bij de gebruiker van de Exact Online koppeling. Dit verschijnt via de blauwe button op de homepage van Recras als vervolgactie.
  5. Het synchroniseren van die factuur wordt dan uitgesteld. Zorg dat je binnen de 7 in Exact Online de artikelen alsnog koppelt aan een grootboeknummer.
  6. Recras zal tot 7 dagen na de factuurdatum iedere nacht proberen de factuur alsnog in Exact Online te zetten.

Overige informatie

Tip: ‘algemene’ producten

Het komt vaak voor dat in Recras een product als ‘Divers 6%’ wordt ingevoerd, waarbij niet eenduidig een grootboekrekening bepaald kan worden. Het kan handig zijn om hiervoor een ‘tijdelijke’ grootboekrekening te maken, zodat de facturen wel in Exact Online verschijnen. Wanneer je dit doet zal je wel zelf moeten bepalen op welke definitieve grootboekrekening de regels ingeboekt moeten worden, door die regels aan te passen.

Support over de koppeling

Op de Recras-Exact Online-koppeling geven we uitsluitend support per e-mail. Probeer zo concreet mogelijk aan te geven wat het probleem is en geef ook je versie van Exact Online. Onze programmeurs kunnen dan gedegen onderzoek doen.

Koppeling opheffen / beëindigen

Wil je de koppeling opheffen? Stuur dan een mail naar support@recras.nl met het verzoek om de Exact Online koppeling van jullie Recras stop te zetten.