Heb je altijd al de behoefte gehad om Recras te koppelen aan andere web-applicaties? Dat kan vanaf nu! We hebben namelijk bij Recras een integratie gemaakt bij Zapier, dat is een platform waar meer dan 750 systemen op zijn aangesloten.
Door: Tijmen Klein | 14-12-2017.
Via Zapier is het nu mogelijk om Recras te koppelen aan een van die 750 systemen, waarna je deze systemen op hun beurt ook weer aan elkaar kunt koppelen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat je automatisch een mailtje ontvangt wanneer je bedrijf in een tweet voorkomt. Of je zorgt ervoor dat er automatisch een taak voor je Todoist wordt aangemaakt nadat je een mail ontvangt met een bepaald onderwerp. Bij Recras zijn we groot fan van zowel Todoist als Zapier. Onze medewerkers maken er dan ook gretig gebruik van. Zo wordt het mailadres van een nieuw Recras-lid automatisch aan onze nieuwsbrief mailinglijst toegevoegd in MailChimp en worden bonnetjes vanuit een specifiek mapje in Google Drive direct doorgezet naar go2UBL. Vanaf nu kun je dus ook gebruikmaken van Recras in je ‘Zaps’ – zo wordt een koppeling binnen Zapier genoemd.
Nu kunnen we ons goed voorstellen dat je direct aan de slag wilt, maar we willen je toch aanraden om eerst even op je gemak de rest van dit artikel te lezen. We gaan je namelijk aan de hand van een aantal voorbeelden uitleggen wat je kunt instellen en hoe je dat kunt doen!
Een berichtje als er een nieuwe boeking is
Ben je graag op de hoogte van zoveel mogelijk ontwikkelingen binnen je organisatie en wil je het daarom direct weten als er een nieuwe boeking is gemaakt? Dan kun je hier een Zap voor maken! Zo’n Zap kan een berichtje naar je telefoon sturen naar aanleiding van een nieuwe boeking, maar ook alle boekingen voor een dag bundelen en het overzicht met dagtotalen versturen per mail.
Automatisch contactformulieren invullen
Onderstaande betreft geen fictief voorbeeld, maar een daadwerkelijk bestaande Zap-constructie:
Een van onze leden, Mountain Network, organiseert in samenwerking met WarChild de Kili-Challenge. WarChild levert eens per week de boekingen in Excel aan, Mountain Network moet deze op de juiste manier in Recras zien te krijgen.
Het Excel-bestand wordt naar een Google Docs-bestand verplaatst, waarna er door een Zap in de gaten wordt gehouden of er ook nieuwe regels in het bestand terechtkomen. Vervolgens wordt voor iedere regel automatisch een contactformulier in Recras ingevuld! In de Zap is bovendien ingesteld dat iedere kolom op exact de juiste plaats in Recras belandt. Magisch, toch?
Facturen automatisch naar je boekhouding
Een andere mogelijkheid is om een actie in te stellen voor wanneer een nieuwe factuur wordt aangemaakt in Recras. Zo kun je de PDF van de factuur automatisch onderbrengen in een specifieke folder binnen Google Drive en Dropbox. Onze facturen-API ondersteunt bovendien zogenaamde ‘UBL-facturen’; dat zijn facturen in een standaardformaat, die alle benodigde factuurinformatie bevatten. In sommige boekhoudpakketten kun je tegenwoordig al UBL-facturen importeren, andere pakketten zullen hier – hopelijk – snel mee volgen. Kort gezegd kun je er hiermee voor zorgen dat facturen automatisch in je boekhouding terechtkomen, nadat deze door Recras zijn verstuurd!
Hiermee kan je dus automatisch een factuur in je boekhouding zetten nadat deze is verstuurd in Recras!
En nu aan de slag!
Enthousiast geworden? Mooi, dan gaan we nu onze eerste Zap samen maken!
Zaps bestaan uit twee onderdelen: een trigger en een action. De trigger bepaalt wat er moet gebeuren (bv: een nieuwe factuur wordt aangemaakt), om de daaraan gekoppelde action te veroorzaken: (bv: kopiëren van de factuur-PDF naar Google Drive).
De Recras-integratie in Zapier staat momenteel nog op ‘invite only’. Wil je er gebruik van maken? Open dan deze link en meld je aan:
We beginnen door bovenaan te klikken op ‘Make a Zap!’
Vervolgens zoeken we de app die we willen gebruiken als trigger. In ons voorbeeld maken we – natuurlijk – gebruik van Recras:
Daarna kies je de trigger. ‘New invoice’ bijvoorbeeld:
Daarna moet je Zapier nog toegang geven tot je Recras-account. Hiervoor kun je het beste een losse gebruiker aanmaken in je Recras. Dit zul je eenmalig moeten doen voor ieder account (Recras, Google, Dropbox, etc) dat je aan Zapier verbindt.
Nu hoef je voor de trigger alleen nog een bedrijf te selecteren en je bent klaar om de trigger te testen. Zapier controleert voor je of alles goed staat ingesteld.
Voor het instellen van de action zijn de volgende stappen van belang:
We selecteren wederom een app; Google Drive in dit geval, met ‘Upload File’ als action:
Je kunt ook hier je account koppelen – ditmaal met Google – en kiezen waar nu welk bestand moet worden ge-üpload:
We kiezen ervoor om de facturen in de map “facturen_scans” in Google Drive te plaatsen. Als bestand kiezen we de PDF van de factuur uit de trigger (‘Step1 PDF’), deze kun je selecteren via het drop-down menu.
Werk je door de continue-meldingen heen en je Zap is zo goed als klaar. Je kunt de zap vervolgens een naam geven en deze activeren:
Vanaf dat moment zal Zapier iedere 15 minuten kijken of er een nieuwe factuur in Recras staat en op basis daarvan de gewenste actie ondernemen.
Je begrijpt ongetwijfeld inmiddels dat je hiermee ontzettend veel taken kunt automatiseren. Wij zijn enorm benieuwd naar jullie ideeën en uitwerkingen. Heb je dus een tof voorbeeld? Laat het ons dan vooral weten! Ook wanneer je graag een nog onbestaande trigger/action uit Recras zou gebruiken.
Oh, en hoe je ‘Zapier’ uitspreekt? Volgens het bedrijf rijmt het op ‘happier’!